یکی از روشهای ارائه اطلاعات مورد نیاز مراجعین هر سازمان، ارائه از طریق سیستمهای اطلاع رسانی گویا است. تماس گیرندگان با تلفن گویا، قادر خواهند بود با راهنماهایی که این سیستم در اختیارشان قرار میدهد به اطلاعات مورد نیاز خود از طریق درختواره اطلاعاتی، توسط شماره گیر تلفن، دسترسی پیدا کنند.
برای تسریع در فرآیند خدمت رسانی به مشتریان و یا نظارت بر عملکرد کارمندانتان مکالمه ها را ضبط نمایید. ضبط مکالمات یکی از خدماتی است که برای تمامی شرکت ها با هر اندازه و هر نوع فعالیتی، قابل اجراست.
اگر تلفن واحد مورد نظر اشغال باشد، تماس گیرنده پیغام کوتاهی با این مضمون که او در صف انتظار مکالمه است، را می شنود. تا زمانیکه ارتباط برقرار شود، آهنگ و یا پیام پوزش برای فرد پخش خواهد شد. صف انتظار مکالمه می تواند با voice to email و یا هر یک از خدمات دیگر تماس، تلفیق شود.
هیچ یک از سازمان ها نباید تماس های دریافتی خود را از دست دهند اما برخی اوقات این اتفاق می افتد. بدبن ترتیب نه تنها فرصت های مهم تجاری و درآمدهای ناشی از آن را از دست می دهید بلکه مشتریان فعلی و بالقوه خود را نیز از دست خواهید داد. سیستم هشدار تماس های بدون پاسخ IVR5، پانزده ثانیه پس از یک تماس ناموفق، برای شما یک ایمیل ارسال می نماید.
شما می توانید با توجه به ساعات، روزها، هفته ها، ماه ها و یا سال های مختلف، برنامه ریزی نمایید تا تماس های ورودی در این زمان ها، به مقصد خاصی مانند یک واحد خاص، موبایل، گروهی از افراد و یا پست صوتی وصل شوند. بطور مثال تماس ها می توانند از ساعت 9 صبح الی 5 بعدازظهر روزهای شنبه تا پنج شنبه به شماره های اصلی سازمان و در ساعات دیگر و یا روزهای تعطیل به گروهی از افراد و یا شماره موبایل خاص و یا حتی پست صوتی وصل شوند.
این راه کار به استفاده کنندگان این امکان را می دهد که شماره تماس های دریافتی را بر روی Caller ID مشاهده نمایند ( شماره ای که فرد از طریق آن ارتباط برقرار کرده است). این ویژگی کمک می کند تا فرد و یا واحد تماس گیرنده را شناسایی کنیم. این ویژگی برای انواع سازمان های تجاری کوچک و بزرگ کاربرد دارد.
اگر فردی با شما تماس بگیرد و شما نتوانید او را راهنمایی کنید، بدون شک شنیدن جمله "متاسفم، شماره تلفن مسئول مورد نظر شما ... می باشد" برای او خوشایند نخواهد بود. راه حل این مشکل، استفاده از "سرویس انتقال مکالمه به سایر خطوط IVR5 "می باشد. این ویژگی به شما این امکان را می دهد که تماس های ورودی را به هر شماره ای در هر جای دنیا به سادگی منتقل نمایید و از شماره گیری مجدد تماس گیرندگان جلوگیری نمایید! ارائه خدمات مناسب به مشتریان امری حیاتی در تمامی زمان هاست. با استفاده از ویژگی "انتقال مکالمه به سایر خطوط IVR5 " از ارائه خدمات مطلوب و حرفه ای به مشتریان خود، اطمینان کامل داشته باشید.
سیستم IVR5 ، بصورت خودکار فکس های رسیده به شماره شما را پیدا خواهد نمود و آن ها را به عکس )تبدیل نموده و به ایمیل شما ارسال می نماید.
گزارش عملکرد برای بسیاری از سازمان های تجاری حائز اهمیت می باشد چراکه میزان اثربخشی فعالیت های بازاریابی و تبلیغات را اندازه گیری نموده و زمان هایی را که بیشترین تماس ورودی را دارد، شناسایی کرده و می توانید به درستی احتیاجات را تخمین بزنید. با استفاده از ویژگی "گزارش عملکرد IVR5 " از جزئیات و تعداد تماس های دریافتی خود آگاهی یابید.
ارائه گزارشاتی از قبیل: شماره تماس گیرندگان، تعداد تماسهای روزانه و ساعتی، عملکرد سیستم، رسم نمودار، گزارش تعداد تماسهای برقرار شده با داخلی ها و ...
این زیر سیستم امکان برقراری تماس با لیستی از شماره ها و اعلام پیغامهای خاصی از قبیل بدهی قبوض، وامها و مناسبتهای خاص را فراهم میکند. شاید تماس های زیادی مبنی بر پخش اطلاعیه، هشدار ، پیام تبریک ، نظر سنجی یا اعلام بدهی به شما شده و شما را از یکسری موارد آگاه کرده باشند. آیا تا کنون به چگونگی انجام این کار فکر کرده اید. آیا سازمان و یا شرکت شما احتیاج به چنین سیستم مکانزه ای دارد ؟
این سیستم امکان ضبط کلیه مکالمات جاری بر روی خطوط شهری و داخلی را دارد. از مزایای این سیستم ضبط نامحسوس و ارائه گزارشات کامل به همراه شماره تماس گیرندگان می باشد.
در این سیستم امکاناتی از قبیل ضبط پیغام تماس گیرندگان در صندوقهای مختلف، ارائه کد پیگیری در راستای طرح تکریم ارباب رجوع (ارتباط مردمی) وجود دارد.
نرم افزار فکس سرور IVR5فارسیکام یک نرم افزار Client/Server می باشد که به کاربران امکان ارسال ، دریافت و ذخیره سازی فکس ها را از طریق کامپیوتر در محیط شبکه می دهد. با استفاده از این نرم افزار، افراد می توانند فایلهای خود را در محیطهای مختلف آماده و به شماره های خاصی فکس نمایند.
با استفاده از سیستم تلفن گویا فارسیکام شما می توانید کلیه تماسهای ورودی خود را مدیریت کنید و همواره مطمئن باشید که تماسی بدون پاسخ نخواهد ماند. این سیستم به شما این امکان را می دهد تا بتوانید بسته به ساعات کاری و ترافیک تماسهای ورودی، اپراتورها و کاربران خود را در گروه های کاری مختلف ایجاد و تماس را بصورت هوشمند بین آنها تقسیم کنید.همچنین با توجه به مدت انتظار افراد در صف انتظار و تعداد تماسهای ورودی در بازه های مشخص ، جهت بهبود روال پاسخگویی و ارتقا عملکرد کاربران پیغام ها و اطلاعات تماس گیرنده را در صندوق صوتی یا صندوق فکس ذخیره کنید تا مشتریان مدت زمان طولانی در انتظار برقراری تماس نباشند. سیستم تلفن گویا فارسیکام به شما این امکان را می دهد تا بر اساس شماره تماس گیرنده بتوانید کاربر یا گروه کاربری خاصی را جهت پاسخگویی مشخص کنید و تماس را بصورت هوشمند بین افراد مربوطه تقسیم کنید.
این نرم افزار قابلیت ارائه اطلاعات مفید به صورت طبقه بندی شده را دارا می باشد. اطلاعات میتواند گزارشات مالی، خدمات درمانی، امور اداری در واحدهای مختلف ،آدرسها ،شماره تلفنهای مهم و... باشد.
زیر سیستم پیام کوتاه فارسیکام این امکان را به سیستم تلفن گویا میدهد تا به روشهای متنوع ارتباط مفیدی از طریق ارسال پیامک برقرار کند . به عنوان نمونه میتوان هر قسمت از چارت را به گونه ای طراحی نمود که پس از دریافت شماره تلفن همراه تماس گیرنده، اطلاعات خاصی به صورت پیام کوتاه برای وی ارسال شود. و یا اینکه پس از دریافت فکس و یا پیغامهای صوتی پیامکی جهت اطلاع مدیر برای او ارسال کند . این سیستم به صورت مستقل و یا در ارتباط با سامانه گویا قابل استفاده است.
نرم افزار تلفن گویا فارسیکام امکان پیاده سازی سیستم نظر سنجی تلفنی را دارد بطوریکه با ایجاد موضوعات مختلف امکان ثبت گزینه های انتخابی افراد در سیستم مهیا می شود. این سیستم کنترل هایی از قبیل ساعت برگذاری ،عدم شرکت اشخاص بصورت تکراری در بازه های زمانی خاص امکان را نیز مدیریت می کند. لازم به ذکر است پس اتمام مدت نظر سنجی امکان دریافت خروجی اکسل جهت تحلیل در نرم افزارهای آماری امکانپذیر می باشد.
اتصال به بانک اطلاعاتی در نرم افزار تلفن گویای فارسیکام همانطور که از نام این زیر سستم معلوم است امکان ارتباط با سایر بانکها جهت بهره برداری از اطلاعات را به ما می دهد.